片道2時間の電車通勤をしています、ヨシヒロです。こんにちは！
今回は、通勤時間の有効活用法をご紹介します。私の主な活用法は、この通勤２時間.comをはじめとしたいくつかのウェブサイトの記事執筆作業です。でも、本業のお仕事が忙しい時は、仕事の仕込みをすることもあります。
今回は、私なりの電車内での仕事の仕込み作業についてお話ししてみたいと思います。ポイントは、会社に着いてからスムーズに作業が進むベースを作ること！です。
私のお仕事について
さて、仕事の仕込みの話をする前に、私がどのようなお仕事をしているかを少しお話ししなければいけませんね。と言ってもそれほど詳しくは書きませんが、某大手企業のグループ会社で、月曜〜金曜まで働く技術系の仕事です。そうです。一般的なサラリーマンというやつです。
会社では様々な機械を使った作業があります。当然ですが、機械の操作は会社にいる時でないとできません。ですので、これらは電車の中ではどう頑張っても仕込みのできない部分です。そういった作業がある一方、私の仕事の半分くらいは文書を書くことです。文書とは、機械を使って色々な測定や製作や評価を実施した結果をまとめた技術資料です。このような文書作成は、電車の中でもできてしまいますね。
この文書作成の部分について、私が電車内でどんな仕込みをしているかを書いてみます。
難しい文書作成をいかにスムーズにこなすか
文書を書く作業は、簡単そうに見えて意外と難しいなと思います。「あなたは、本当に伝えたいことを伝えられる文書や資料を作れていますか？」と聞かれて、自信あり！と答えられる人がどれだけいるでしょうか･･･私は純日本人ですが、日本語で”伝わる文章”を書くって難しいなあと思います。
お仕事ですから、「難しいからできません」とは言えません。どうすれば難しくなくなるのか･･･自分なりにテンプレートを作ってみたり、先輩の真似をしてみたり、書類作成についての指導本を読んでみたり・・・いろいろと試行錯誤をした結果、いまのところ一番いいなと思っているのは、以下に紹介する”テンプレッップの法則による下書き作成をすること”です。
テンプレップの法則とは
テンプレップの法則は私が考え出したものではなく、難しいことを分かり易く説明することに定評のある木暮太一さんが提案されている方法です。木暮太一さんの著書「伝え方の教科書」を読んで、これだ！と思い、私の仕事にも取り入れています。
「Theme」「Number」「Point」「Resason」「Example」「Point」の頭文字をとって、「The-N-P-R-E-P」＝「テンプレップの法則」と名づけましした。どんな内容の話でもほぼすべて、この「テンプレップの法則」に当てはめることでわかりやすく伝えることができます。
（木暮太一著 伝え方の教科書 より引用）
私は木暮さんのセミナーなどで何度か直接お話しを伺う機会もあったのですが、とにかく話の内容が分かり易くて、スッと頭に入ってきます。木暮さんの著書「伝え方の教科書」で紹介されていたテンプレップの法則も、非常にシンプルで分かり易いと思います。そんなテンプレップの法則をもとに、会社で提出する資料の下書きを、電車の中でやっているのです。
脳ミソとスマホがあれば資料の８割は完成する
数学では、公式さえ覚えれば、あとは数字が変わるだけでほとんどの問題が解けてしまうのと同じように、テンプレップの法則（公式）を使えば、誰でもすごく簡単に、文書が書けるようになるのではないかと思います。
そして、文書を書く作業は、会社とプライベートのパソコンが同一の方や、スマホから会社のアドレス宛にメールが送れる人は、会社でパソコンに向かわずとも、脳みそとスマホがあればどこでもできてしまいます。スマホが無くても紙とペンがあれば大丈夫です。
さて、会社で提出しなければいけない書類やプレゼン資料などを、どんなふうに作ろうか・・・と考えはじめると、私の場合なかなか文章がまとまらないというのが実際のところでした。思いつくままに文章を書いてしまうと、「で、何が言いたいの？」と突っ込まれる文章になってしまいます。つまり、分かりにくいし、読み辛いのです。
そこで、テンプレップの法則を適用します。まずは「Theme（テーマ）」です。あなたが書く資料を読む人は誰か？を意識して書くといいかと思います。例えばその資料が社内向けであれば、「◯◯製品の△△性能について報告する。」とかいきなり本題のテーマでいいでしょうし、一方で読み手が世間一般の人となる場合なら「我が社は長年××製品の開発をおこなってきた。・・・」とかちょっとした導入部分も必要かもしれませんね。
そして次に「Number（ナンバー）」です。「本報告資料では、３つの結果を報告します。１つめは◯◯。２つめは△△。そして３つめは××です。」のような感じでしょうか。続いて要点を書く「Point（ポイント）」、その要点が確かであることを語る「Reason（リーズン）」、そして具体的な話の「Example（イグザンプル）」、そして最後にまとめで再び「Point」です。ちょっと端折ってしまいましたが、詳しくは伝え方の教科書をぜひ読んでみてください。当たり前ですが、その方が、私が説明するより断然わかりやすいですから。
このように、自分が作成する資料で誰に何を伝えたいのか？をはっきりさせながら骨格を作っておけば、あとは会社のフォーマットや読み手のレベルに合わせて肉付けをしていけばいいだけです。資料の読みやすさ、わかりやすさはこの骨格の部分がとても大事だと思います。内容はいいのに伝え方が下手なために、報告書や企画書を上司に突っぱねられることもあるでしょう。それはもったいないですね。
資料に載せるべき細かな数値や図表は持ち合わせていなくとも、資料のあらすじを考えることはできますよね。私の場合これをやっておくだけで、いざ会社で資料を作成して提出しようとしたとき、とてもスムーズに進みます。あらすじ、あるいは骨格ができてさえいれば、資料作成は８割くらい終わったようなものです。
長い電車移動で時間に余裕があるなら、ぜひやってみてはいかがでしょうか。
おわりに
今回は長い電車移動時間中に、仕事の仕込みをする方法についてお話ししました。私は文章を書くことが多いので、資料作成するという視点で書きましたが、口頭でプレゼンしたり、営業でお客さんに説名したりするときも基本的に同じテンプレップの法則が使えるのではないかと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。あなたの長距離通勤時間が少しでも有効活用されますように･･･^^
